Datenschutz

Informationen für Mitgliedsunternehmen zum Datenschutz

Gerne geben wir Ihnen Informationen gem. Art. 13 DS-GVO (Erhebung von Daten bei der betroffenen Person) und nach Art. 14 DS-GVO (Erhebung über Dritte) über den Umgang mit  Daten unserer Mitgliedsunternehmen.

I. Name und Anschrift der Verantwortlichen

Die Verantwortliche im Sinne der DS-GVO, des Gesetzes zur Anpassung des allgemeinen Datenschutzrechts an die Verordnung (EU) 2016/679 und zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/680 (Nordrhein-Westfälisches Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU – NRWDSAnpUG-EU) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Südwestfälische Industrie- und Handelskammer zu Hagen
vertreten durch den Hauptgeschäftsführer Dr. Ralf Geruschkat
Bahnhofstraße 18
58095 Hagen
Telefon: +49 2331 390-0
Telefax: +49 2331 13586
E-Mail: sihk@hagen.ihk.de

II. Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten

Ihre Ansprechpartnerin in allen Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Datenschutzbeauftragte der SIHK, Frau Carmen Knollmann.
Ihre Kontaktdaten lauten:
Carmen Knollmann
E-Mail: datenschutz@hagen.ihk.de

III. Arten der verarbeiteten Daten

Die SIHK verarbeitet folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen:
  • Name des Unternehmens
  • Anschrift
  • Rechtsform
  • Gründungsdatum
  • Datum der Gewerbeanzeige
  • Anzahl der Beschäftigen
  • Zuständiges Amtsgericht
  • Wirtschaftszweig
  • Wirtschaftszweigschwergewicht
  • Vor- und Nachname des Inhabers
  • ggf. Geburtsname
  • Geburtsdatum
  • Anschrift
  • Nebenerwerb/ Haupterwerb
  • Stammkapital (bei Kapitalgesellschaft)
  • Eintragungsdatum im Handelsregister
  • Inhaber
Zu internen Verwaltungszwecken hat die SIHK für diesen Bereich noch folgende Daten gespeichert:
  • Aufnahmedaten
  • Zeitpunkt der letzten Änderung
  • Identnummer
  • Beitragspflichtigkeit
  • Beitreibungsbehörde
  • Wahlgruppe und -bezirk betreffend die Kammerwahlen
  • Bezieher SIHK-Zeitschrift
  • Datensperrkennzeichen
  • Zugehörigkeit
Erhebung von IHK-Beiträgen
Für die Erhebung von IHK-Beiträgen verarbeitet die SIHK folgende Daten:
  • Steuernummer
  • Bemessungsgrundlagen, d. h. Gewerbeerträge und Zerlegungsanteile, Einkünfte aus Gewerbebetrieb
  • Vorläufige Bemessungsgrundlagen, d. h. Gewerbeerträge, die den vorläufigen Veranlagungen zugrunde liegen
  • Umsatzmerker
Ergänzend zu internen Verwaltungszwecken hat die SIHK zu diesem Bereich noch folgende Daten gespeichert:
  • zum Soll gestellte, d. h. veranlagte Grundbeiträge und Umlagen sowie das jeweilige Datum des Bescheids
  • bezahlte Grundbeiträge und Umlagen sowie das jeweilige Datum der Zahlung sowie die Zahlungswege
  • Erfolgte Mahnungen und Vollstreckungen
  • Stundungen, Niederschlagungen, Erlasse
  • Bankverbindungen, SEPA-Mandante
  • Texte (Verweise, Telefonnotizen, Erläuterungen)
Berufliche Bildung
Zur Erfüllung der Aufgabe der beruflichen Bildung speichert die SIHK bei Ausbildungsbetrieben zusätzlich folgende Daten:
  • Vor- und Nachnamen, Geburtsdaten der Ausbilder sowie Art der fachlichen und arbeitspädagogischen Eignung
  • Aktuelle Zahl der Auszubildenden in den jeweiligen Ausbildungsjahren und Berufen
  • Vor- und Nachnamen, Anschriften, Geburtsdaten, Beruf und Prüfungstermine der aktuellen Auszubildenden
  • Aktuelle und frühere Ausbildungsverträge und EQ-Verträge des Betriebes (d. h. Vor- und Nachname des jeweiligen Azubis, Vertragsbeginn und –ende, Beruf und Prüfungsergebnisse)
  • Beschwerden
  • Besuchsberichte (Inhalt: Grund des Besuchs, Vor- und Nachname des Ausbildungsberaters, Vor- und Nachnamen der Gesprächspartner, Stichworte zum Gesprächsinhalt)
  • Unterlagen aus dem Schlichtungsverfahren (personen- und berufsbezogene Daten des Ausbildenden und des Auszubildenden)
  • Personen- und berufsbezogene Prüferdaten
Ehrenamtliche
Bei ehrenamtlich in der Vollversammlung, einer Bezirksversammlung, Ausschüssen etc. für die SIHK tätigen Personen erfolgt eine Verarbeitung der für die Arbeit des Gremiums erforderlichen personenbezogenen Daten, insbesondere:
  • Vorname
  • Nachname
  • Kontaktdaten

IV. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Gemäß § 9 Abs.1 Satz 1 IHKG sind die Industrie- und Handelskammern berechtigt, die Daten der IHK-zugehörigen Unternehmen zu verarbeiten, die in § 14 Absatz 8 Satz 1 Nummer 1 und Satz 2 der Gewerbeordnung (GewO) sowie der Rechtsverordnung nach § 14 Absatz 12 GewO aufgeführt sind (Angaben zum Betriebsinhaber und zum Betrieb). Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist die Erfüllung von Aufgaben, die uns nach dem Industrie- und Handelskammergesetz (IHKG) oder anderen Gesetzen (z. B. BBiG) übertragenen sind.
Aufgaben nach IHKG
Das Gesetz zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern (IHKG) enthält gesetzliche Regelungen zu einer Reihe von Zwecken:
  • Feststellung von Beginn und Ende einer IHK-Zugehörigkeit, § 2 Abs. 1 IHKG
  • Wahrnehmung des Gesamtinteresses der Wirtschaft, § 1 IHKG
  • Förderung der gewerblichen Wirtschaft, § 1 IHKG
  • Information und Beratung der Mitglieder, § 1 IHKG
  • Erhebung von Beiträgen, § 3 IHKG
  • Durchführung von Wahlen zur IHK-Vollversammlung, § 5 IHKG
  • Übermittlung von Daten an nicht-öffentliche Stellen zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen oder sonstigen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Zwecken, § 9 Abs. 5 IHKG
 Hoheitliche und sonstige gesetzliche Aufgaben
Die Datenverarbeitung erfolgt ferner zur Erfüllung von hoheitlichen (z. B. Berufliche Bildung, Gewerbeerlaubnisbehörde für Gewerbeerlaubnisse nach § 34 d bis i GewO) und sonstigen gesetzlichen Aufgaben.
Erhebung von IHK-Beiträgen
Gemäß § 9 Abs. 2 IHKG sind die Industrie- und Handelskammern weiter berechtigt, zur Festsetzung der Beiträge Kammerzugehöriger die Bemessungsgrundlagen bei den Finanzbehörden zu erheben. Über diese Daten verfügen wir gemäß § 9 Abs. 2 IHKG aufgrund der Übermittlung durch die Finanzverwaltung an die Arbeitsgemeinschaft Kammerleitstelle für Beitragsbemessungsgrundlagen (AKB) e. V. Diese leitet die Finanzdaten auf der Basis eines Vertrags über Auftragsverarbeitung an die SIHK weiter. Diese Daten werden zum Zweck der Feststellung von Anfang und Ende der Beitragszugehörigkeit und der Beitragsfestsetzung verarbeitet.
Berufliche Bildung
Weiterhin sind die Industrie- und Handelskammern gemäß § 1 IHKG i. V. m. Berufsbildungsgesetz (BBiG) (v. a. §§ 27 ff., 32 ff., 34 ff., 37 ff., 76 BBiG) für die Berufsbildung zuständig. Im Rahmen unserer Pflicht zur Überwachung der Ausbildung macht sich die SIHK ein umfassendes Bild vom Ausbildenden und der Ausbildungsstätte. Die zur Erfüllung dieser Aufgabe notwendigen Angaben zu Ausbildungsbetrieben und deren verantwortlichen Ausbildern verarbeiten (insbesondere erheben) wir, sofern Sie Ausbildungsbetrieb sind oder werden. Die Überwachungspflicht beginnt mit dem ersten Ausbildungsverhältnis und endet erst, wenn ein Betrieb nicht mehr existiert oder nicht mehr ausbildet. Die Daten werden ausschließlich zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten im Rahmen der beruflichen Bildung verarbeitet.
Ehrenamtliche
Personenbezogene Daten zu Ehrenamtlichen verarbeitet die SIHK auf der Grundlage der §§ 4, 5, 6, 8 IHKG und §§ 4, 7, 8, 9 Satzung der SIHK.
Interne Verwaltungszwecke
Angaben für interne Verwaltungszwecke (z. B. Identnummer, Beitragsveranlagung und Art der Beitragspflicht; Datensperrkennzeichen) werden von der SIHK selbst angelegt und in der Regel zu internen Verwaltungszwecke verarbeitet.
Soweit keine gesetzliche Regelung im bereichsspezifischen oder allgemeinen nationalen Datenschutzrecht besteht, kommen als Rechtsgrundlagen die Tatbestände nach Art. 6 DS-GVO (insbesondere Art. 6 Abs. 1 c [Rechtspflicht] und e [Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse] – bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten Art. 9 DS-GVO in Betracht.

VI. Quellen der Daten

Wir erhalten in der Regel die Daten Ihrer Gewerbemeldung von der für Ihren Betriebssitz zuständigen Gemeinde. Die Übermittlungsbefugnis der Gewerbeämter ergibt sich aus § 14 Abs. 8 Satz 1 Nr. 1 der Gewerbeordnung (GewO).
Ferner erhalten wir Finanzamtsdaten zu einer gewerbesteuerlichen Tätigkeit von den Finanzbehörden. Die Übermittlungsbefugnis der Finanzbehörden ergibt sich aus § 31 Abgabenordnung (AO).

VII. Empfänger der Daten

Hinsichtlich der Übermittlung dieser Daten ist zu unterscheiden zwischen der Weitergabe an öffentliche und nichtöffentliche Stellen:
1. öffentliche Stellen (z.B. Verwaltungsbehörden, Gerichte)
Zur Wahrung berechtigter Interessen von Dritten, zur Verfolgung von Straftaten oder zur Abwehr von Gefahren für die staatliche oder öffentliche Sicherheit ist die SIHK gesetzlich verpflichtet, die Daten auf schriftliche Anforderung an befugte Stellen zu übermitteln. Ferner werden die vorstehend genannten Daten von der SIHK an öffentliche Stellen weitergegeben, sofern dies zur Erfüllung der Aufgaben der SIHK oder der Aufgaben der anfragenden öffentlichen Stelle erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht.
2. nichtöffentliche Stellen
In folgenden Fällen werden die Daten an nichtöffentliche Stellen weitergegeben:
  • sofern diese im Wege der Firmenrecherche Adressdaten von SIHK-Unternehmen, deren Daten hierfür nicht gesperrt sind, anfragen
  • sofern wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben
  • Auftragsverarbeiter - Die SIHK lässt die Daten auch von Dienstleistern verarbeiten.

VIII. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Eine Übermittlung von Daten der SIHK-Mitglieder an ein Drittland oder an eine internationale Organisation findet nicht statt und ist auch nicht geplant.
Nur bei Vorliegen einer Einwilligung dazu werden Daten z. B. an Auslandshandelskammern übermittelt.
Ihre Daten werden grundsätzlich in Deutschland verarbeitet. Nur in Einzelfällen und im gesetzlich zulässigen Rahmen findet die Datenverarbeitung auch im Ausland statt.

IX. Dauer der Speicherung

Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen zur Aufgabenübertragung auf die Industrie- und Handelskammern, aus dem Satzungsrecht der SIHK und/oder aus steuerrechtlichen Aspekten. Steuerrelevante Unterlagen werden zehn Jahre aufbewahrt, Geschäftsbriefe werden für längstens sechs Jahre aufbewahrt, sofern nicht wegen Fördergeldern durch das Förderprojekt oder als Beweis gegen eine etwaige Schadensersatzforderung eine längere Aufbewahrungsfrist erforderlich ist.
Regelungen zu den Pflichten der Industrie- und Handelskammern, den Wirtschaftsarchiven bestimmte Dokumente zur Verfügung zu stellen, ergeben sich aus der DS-GVO, dem NRWDSAnpUG-EU und den Landesarchivgesetzen.

X. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DS-GVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber der Verantwortlichen zu:
1. Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO)
Sie haben das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.
2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/ oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, unrichtig oder unvollständig sind.
3. Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Widerspruch (Art. 21 DS-GVO)
Sie können die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
4. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu.
Falls Sie von diesen Rechten Gebrauch machen, prüft die SIHK ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
5. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO)
Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Meinung sind, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzgesetze verstößt.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 200444
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211 38424-0
Fax: 0211 38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
6. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO)
Wenn die Verarbeitung auf Artikel 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO oder Artikel 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO beruht (Einwilligung), haben Sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Stand: November 2019