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Vorsteuervergütungsverfahren

Nicht selten kommt es im Geschäftsverkehr vor, dass Unternehmen mit ausländischer Umsatzsteuer in den Rechnungen belastet werden. Mitarbeiter der Verkaufsabteilung fahren zu Messen und Ausstellungen. Ihr Unternehmen erbringt Wartungsleistungen an von Ihnen hergestellten Maschinen beim Kunden im Ausland, diverse Kleinteile werden "vor Ort" bezogen. In all diesen Fällen werden Sie mit Rechnungen konfrontiert, die eine ausländische Umsatzsteuer enthalten. Im Gegensatz zur inländischen Rechnung, die unter bestimmten Voraussetzungen zur Vorsteuerverrechnung mit der eigenen Umsatzsteuerschuld berechtigt, gehen die mit ausländischer Steuer belasteten Rechnungen in voller Höhe in die Kosten Ihres Unternehmens. Häufig ist nicht bekannt, dass es auch hier Möglichkeiten einer Erstattung und Kostenentlastung gibt.
 

Möglichkeiten der Erstattung ausländischer Umsatzsteuer

Das Umsatzsteuervergütungsverfahren gibt Unternehmen die Möglichkeit, sich die jeweils im Ausland gezahlte Umsatzsteuer erstatten zu lassen. Dabei geht es sowohl um die Erstattung ausländischer Umsatzsteuer für deutsche Unternehmen als auch um die Erstattung deutscher Umsatzsteuer für im Ausland ansässige Unternehmen.

Innerhalb der Europäischen Union besteht diese Möglichkeit im Verhältnis zu allen Mitgliedsstaaten. Außerhalb der Europäischen Union hängt dies davon ab, ob zwischen der Bundesrepublik Deutschland und dem jeweiligen Drittland ein zwischenstaatliches Abkommen, das die gegenseitige Erstattung regelt, besteht. Dies ist leider nur teilweise der Fall. Weitere Informationen dazu finden Sie im Internetangebot des Bundeszentralamtes für Steuern. (Direkter Link zum Thema hier.)
 

Materielle Voraussetzungen für die Inanspruchnahme des Vergütungsverfahrens

Das Verfahren kann nur von Unternehmern im Sinne des Umsatzsteuerrechts in Anspruch genommen werden. Dabei ist zu beachten, dass ein Unternehmer, der das Rückerstattungsverfahren in Anspruch nehmen will, in dem betreffenden Land nicht ansässig sein und auch selbst keine steuerbaren, die Registrierung auslösenden Umsätze im Vergütungszeitraum in dem Land getätigt haben darf. Insoweit geht das Erfordernis, sich dann ggf. umsatzsteuerlich registrieren zu lassen und die Vorsteuer hierüber geltend zu machen, dem Vergütungsverfahren vor. Unschädlich für die Anwendung des Vergütungsverfahrens sind dabei allerdings in der Regel sonstige Leistungen, die zwar im betreffenden Ausland steuerbar sind, bei denen sich jedoch aufgrund der Anwendung des sogenannten "reverse-charge-Verfahrens" die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger verlagert. Im Vergütungsverfahren sind auch die Vorsteuerabzugsbeschränkungen zu beachten. In einer Reihe von Ländern gibt es materielle Einschränkungen des Vorsteuerabzugs. Insbesondere betrifft dies Vorsteuern, die im Zusammenhang mit Reisekosten angefallen sind. Diese wirken auch im Vergütungsverfahren.

Seit 1. Januar 2010 ist bei der Antragsabwicklung zwischen Anträgen in Drittlandstaaten und EU-Staaten zu unterscheiden.


Anträge in Drittstaaten

Antrag
Anträge sind auf länderspezifischen Antragsformularen bei der ausländischen Erstattungsbehörde in der jeweiligen Landessprache buw. auf Englisch zu stellen. Anschriften der Erstattungsbehörden sind auf der Webseite des Bundeszentralamtes für Steuern recherchierbar.

Vergütungszeitraum
Dieser beträgt in der Regel mindestens drei aufeinanderfolgende Kalendermonate und höchstens ein Kalenderjahr.

Belege / Original-Rechnungen
Die im Antragsformular aufgelisteten Vorsteuerbeträge sind durch Original-Rechnungen nachzuweisen, wobei diese den formellen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes des jeweiligen Landes entsprechen müssen.

Unternehmerbescheinigung
Der Antragsteller hat einen Nachweis der Eintragung als Steuerpflichtiger (Unternehmer), ausgestellt von seinem zuständigen – deutschen – Finanzamt, beizufügen. Die Gültigkeit der Unternehmerbescheinigung beträgt ein Jahr ab Ausstellungsdatum.

Mindestbeträge
Es sind die festgelegten Mindestbeträge der einzelnen Staaten für vierteljährliche oder jährliche Rückerstattungen zu beachten.

Antragsfrist
Der Vergütungs-Antrag muss spätestens am 30. Juni des Folgejahres bei der zuständigen Behörde eingegangen sein.
A c h t u n g :   Diese Frist ist derzeit kürzer als die Frist für Anträge innerhalb der EU!

Verfahrensdauer
Die zuständige Behörde soll grundsätzlich innerhalb von 6 Monaten nach Antrags-Eingang über die Erstattung entscheiden. In einigen Ländern jedoch – so zeigt die Praxis – erfolgt die Rückerstattung des Vorsteuerbetrages erst nach einem erheblich längeren Zeitraum. Die Auszahlung des Vergütungsbetrages erfolgt in der Regel durch Überweisung auf ein in- oder ausländisches Konto des Erstattungsberechtigten.
 

Anträge in EU-Mitgliedstaaten


Durch die am 12. Februar 2008 verabschiedete Richtline 2008/9/EG wurden die Mitgliedstaaten verpflichtet, mit Wirkung ab 1. Januar 2010 verschiedene Änderungen bezüglich des Umsatzsteuervergütungsverfahrens zu erlassen. Im Wesentlichen betreffen diese Änderungen Verfahrensvereinfachung. Dazu gehören unter anderem:
  • die Verlängerung der Antragsfrist bis 30. September des Folgejahres (früher 30. Juni),
  • die Einrichtung eines elektronischen Portals in jedem Mitgliedstaat, über das die in diesem Land ansässigen Unternehmen ihre Erstattungsanträge an die anderen Mitgliedstaaten einreichen können; zu dieser elektronische Abwicklung des Verfahrens gehört auch, dass es ausreichen soll, Rechnungskopien elektronisch vorzulegen
  • die Einführung einer viermonatigen Bearbeitungsfrist, bei deren Überschreitung eine Verzinsung einsetzt.
In Deutschland wurde dieses elektronische Antragsportal beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eingerichtet.

Detaillierte Informationen zur Vorsteuervergütung an inländische Unternehmer entehmen Sie bitte diesem Link zur Webseite des BZSt.


Hilfestellung bei der Abwicklung von Vorsteuervergütungsanträgen

Die unterschiedliche Abwicklung des Vorsteuervergütungsverfahrens in den einzelnen Ländern verursacht einen erheblichen Aufwand. Hier bieten die deutschen Auslandshandelskammern (AHKs) deutschen Unternehmen mit ihrem Serviceangebot Unterstützung, indem sie die Vergütungsanträge in Vertretung / mit Vollmacht direkt vor Ort stellen und abwickeln. Kontaktdaten und Konditionen der jeweiligen AHK finden Sie nach Ländern sortiert im Internet unter www.ahk.de.

Auch bieten verschiedene Dienstleister sowie spezialisierte Steuerberater/innen professionelle Hilfe an. Eine Expertensuche für die Abwicklung der Vergütungsverfahren im Ausland bietet unter anderem der Steuerberater-Suchdienst der Steuerberaterkammer. Hier können unter dem Arbeitsgebiet "Vorsteuer-Erstattung Ausland" vor Ort entsprechende Spezialisten recherchiert werden.