Tourismuskaufmann/-frau (Kaufmann/-frau für Privat- und Geschäftsreisen)

Aufgaben und Tätigkeiten (Kurzform)

Im Bereich Reisevermittlung informieren und beraten Tourismuskaufleute für Privat- und Geschäftsreisen z.B. die Kunden eines Reisebüros über das Reiseangebot. Auf Wunsch vermitteln bzw. verkaufen sie von Reiseveranstaltern organisierte Reisen oder stellen individuelle Angebote zusammen. So reservieren sie etwa Flüge und Hotelzimmer, buchen Fährpassagen oder Kabinen auf Kreuzfahrtschiffen und fertigen die Reisepapiere aus. Sie informieren die Kunden auch über die jeweiligen Reiseziele: sei es über Sehenswürdigkeiten, das Klima, erforderliche Impfungen oder kulturelle Besonderheiten. In der Reiseveranstaltung befassen sich Tourismuskaufleute u.a. mit der Erarbeitung von Reiseangeboten bzw. mit der Reiseorganisation. Hier planen und kalkulieren sie z.B. Urlaubsmöglichkeiten für unterschiedliche Zielgruppen, sei es für Familien, Club-Urlauber oder Fernreisende. Sie kaufen Leistungen ein, beispielsweise Hotel- oder Flugkapazitäten, organisieren Busse und die Reiseleitung. Hierfür handeln sie mit den jeweiligen Leistungsanbietern entsprechende Verträge aus. Tourismuskaufleute für Privat- und Geschäftsreisen wirken auch bei der Erstellung von Katalogen und Broschüren mit oder betreuen moderne Vertriebswege, z.B. den Reiseverkauf im Internet oder per Telefon. Sie planen beispielsweise spezielle Werbeangebote oder Sonderaktionen für bestimmte Reiseziele bzw. -zeiten.

Tourismuskaufleute für Privat- und Geschäftsreisen, die im Bereich Geschäftsreisen tätig sind, übernehmen die Reiseplanung und -organisation für Firmenkunden. Sie buchen Flüge und Mietwagen für Geschäftsreisende und reservieren Zimmer mit Internetanschluss. Auf Wunsch buchen sie Besprechungsräume oder Vortragssäle und sorgen dafür, dass die erforderliche Tagungstechnik vor Ort ist. Ggf. übernehmen sie auch das Controlling sowie die Abrechnung der Reisekosten.

Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)

Worum geht es?

Tourismuskaufleute für Privat- und Geschäftsreisen planen, vermitteln und verkaufen individuelle, Gruppen- sowie Veranstalterreisen und organisieren Geschäftsreisen. Sie beraten Kunden über Reisemöglichkeiten und Reiseziele, kalkulieren Preise, entwickeln Marketingmaßnahmen und führen sie durch.

Privatreisen vermitteln

Im Reisebüro beraten Tourismuskaufleute für Privat- und Geschäftsreisen ihre Kunden individuell und ergebnisorientiert. Sie informieren sie z.B. über Reiseziele oder Reiseverbindungen und erläutern ihnen länderspezifische Einreise- bzw. Gesundheitsbestimmungen. Wenn der Kunde z.B. eine Städtetour plant und nun Unterkünfte und Flüge buchen will, recherchieren sie - ggf. mithilfe von Customer-Relationship-Management-(CRM)-Systemen - nach Angeboten für die maßgeschneiderte Reise und ermitteln die Preise. Kommt ein Vertragsabschluss zustande, stellen Tourismuskaufleute für Privat- und Geschäftsreisen die Reiseunterlagen zusammen und buchen die Reise. Hierfür nutzen sie branchenspezifische Computerreservierungssysteme. Zum Service gehört auch die Nachbereitung: Beispielsweise erkundigen sich Tourismuskaufleute für Privat- und Geschäftsreisen beim Kunden, ob die Reise reibungslos abgelaufen ist und die Bedingungen vor Ort seinen Erwartungen entsprochen haben.

Reisen veranstalten

Auch in der Reiseveranstaltung sind Tourismuskaufleute für Privat- und Geschäftsreisen tätig. Hier vergleichen sie Angebote und Konditionen von Reisedienstleistungen wie Beförderung, Bewirtung und Beherbergung, werten sie aus und kaufen sie ein. Wenn sie mit den Leistungsanbietern des jeweiligen Reiselandes verhandeln, setzen sie ihre Fremdsprachenkenntnisse ein. Sie stellen die einzelnen Reisekomponenten zusammen und bündeln sie zu marktfähigen Pauschalangeboten. Außerdem entwickeln sie Werbe- und Vertriebsstrategien, um die Reise zielgruppengemäß anzubieten. Im Rahmen des Kundenservice nehmen Tourismuskaufleute für Privat- und Geschäftsreisen z.B. Beschwerden entgegen. So greifen sie vermittelnd ein, wenn Kunden etwa Probleme mit den unter Vertrag stehenden Dienstleistern im Zielgebiet haben.

Geschäftsreisen managen

Auch die Planung und Organisation von Geschäftsreisen kann zu ihren Aufgaben gehören. Hier schließen Tourismuskaufleute für Privat und Geschäftsreisen mit Unternehmen Rahmenverträge über die Besorgung von bestimmten Reiseleistungen ab. Der Geschäftsreisende nimmt dann die vermittelten Leistungen in Anspruch. Tourismuskaufleute unterstützen ihre Firmenkunden auch dabei, eine so genannte Reiserichtline auszuarbeiten, die die firmeninternen Abläufe zur Abwicklung von Geschäftsreisen strukturiert. Sie enthält z.B. Angaben zu Leistungsträgern und Buchungswegen oder Hotelkategorien. Zum Geschäftsreisemanagement zählen nicht nur die Reservierung und Buchung von einzelnen Reisekomponenten, sondern auch die Reisekostenabrechnung und das Controlling.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

Tourismuskaufleute für Privat- und Geschäftsreisen haben hauptsächlich folgende Aufgaben:

• Kunden beraten und betreuen

  • Kundenwünsche im Gespräch ermitteln

  • über Produkte sowie Preis- und Leistungsangebote informieren, z.B. von Verkehrsträgern, Unterkunftsarten

  • Auskünfte erteilen über länderspezifische Reise- und Gesundheitsbestimmungen, dabei sicherheitsrelevante Gegebenheiten berücksichtigen

• Reisen und andere touristische Dienstleistungen vermitteln bzw. verkaufen

  • verschiedene Angebote an Produkten und Dienstleistungen vergleichen und bewerten

  • Reisekomponenten buchen

  • Reiseversicherungen und andere Zusatzleistungen vermitteln

• Reisen veranstalten

  • Reisen aller Art planen bzw. zusammenstellen; Destinationen auswählen

  • Angebote z.B. für Beförderung, Verpflegung, Unterbringung, Führungen, Ausflüge, Veranstaltungsbesuche etc. prüfen; Reisedienstleistungen einkaufen

  • Preise kalkulieren

  • Kundenanfragen und -beschwerden bearbeiten; bei Unstimmigkeiten zwischen Kunden und Dienstleistern im Zielgebiet vermitteln

  • die Einhaltung vorgegebener Qualitätsstandards der unter Vertrag stehenden Beherbergungsbetriebe, Beförderungsunternehmen, Reiseführer/innen überprüfen

  • Reisen nachbereiten, z.B. Kundenzufriedenheit abfragen und Nachkalkulation durchführen

• Geschäftsreisen managen

  • an der Geschäftsreiseorganisation mitwirken

  • Firmenkunden bei der Erstellung einer Reiserichtlinie unterstützen

  • Hotel, Flug, Bahnverbindung, Mietwagen, Besprechungsräume etc. mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis reservieren bzw. buchen

  • Reisekostenabrechnung und -controlling durchführen

• touristisches Marketing und Vertrieb durchführen

  • Marktbeobachtungen und -analysen durchführen, Ergebnisse in Grafiken und Tabellen darstellen und für Marketingmaßnahmen nutzen

  • bei Konzeption und Durchführung von verkaufsfördernden Werbemaßnahmen mitwirken, z.B. Kataloge entwerfen bzw. zusammenstellen; Sonderangebote ausarbeiten, Sonderkonditionen erarbeiten

  • Maßnahmen zur Kundenbindung erarbeiten

  • Vertriebswege planen; Reisen auch über das Internet oder per Telefon verkaufen

• Reklamationen entgegennehmen und bearbeiten

  • über die Berechtigung von Reklamationen befinden

  • die Reklamationen ggf. an die zuständigen Veranstalter, Verkehrsunternehmen oder Beherbergungsbetriebe weiterleiten

  • eventuelle Preisermäßigungen oder Rückzahlungen vornehmen

Darüber hinaus führen sie auch folgende Tätigkeiten aus:

• vor Ort in den Reisezielgebieten die Qualitätsstandards der Kooperationspartner überprüfen und die eigene Beratungskompetenz zum jeweiligen Ort erweitern

• Kundendatei pflegen, Kundeninformationen zusammenstellen und versenden, Schriftverkehr mit Kunden, Reiseveranstaltern, Verkehrsunternehmen, Behörden und Dienstleistern führen

• Umbuchungen, Stornierungen etc. durchführen

• allgemeine Verwaltungsarbeiten durchführen, Abrechnungen ausführen, Zahlungseingänge überwachen, Statistiken führen